La unidad de Organización y Métodos.

Autora: Stephanie Pinzón.

La unidad de Organización y Métodos.

Objetivos Y Políticas

Objetivos

 

• Lograr que la empresa en su conjunto y las unidades que la integran en particular cuenten con estructuras organizativas equilibradas, flexibles y funcionales que faciliten el buen logro de los resultados esperados.

• Dotar a las diferentes unidades de la empresa de objetivos, políticas, normas y otros aspectos organizativos, relacionados con la doctrina y filosofía de la doctrina que sean necesarias para orientar y encauzar el eficaz desempeño del trabajo.

• Facilitar la planeación, distribución y control del trabajo entre las  diferentes unidades de la empresa, evitando la improvisación de labores, la pérdida de tiempo, las disminuciones en el volumen y calidad de trabajo y el desorden administrativo que pudiera presentarse.

• Optimizar  los diferentes sistemas, procedimientos y métodos de trabajo utilizados por todas las unidades de la empresa.

• Analizar todos los cargos o puestos de trabajo, sus jerarquías, responsabilidades y requisitos.

Políticas

• Procurar al máximo posible que las diferentes investigaciones y estudios de O y M, se vayan desarrollando conforme a los calendarios de trabajo previamente elaborados para tal efecto.

• Utilizar adecuadamente las diferentes fuentes de información que fueren necesarias para el desarrollo de los estudios e investigaciones,  evitando la obtención de  datos superfluos, falsos, incompletos y desactualizados.

• Establecer y mantener excelentes relaciones interpersonales con el personal involucrado den los estudios e investigación procurando obtener su confianza, respeto, consideración, reconocimiento y admiración.

• Contar  siempre con información actualizada sobre la organización y funcionamiento de otras empresas similares, con el propósito de establecer análisis comparativos que permitan aprovechar sus conocimientos y experiencias en beneficio de la consistencia y efectividad de los estudios e investigaciones que se desarrollan.

• Velar por que los instrumentos técnico-administrativo (manuales, guías, instructivos, etc) que se emitan, sean preparados y actualizados de conformidad con las normas de redacción, ortografía, puntuación y presentación requeridas.

• Observar cuando fuere necesario, antes, durante y después de los estudios e investigaciones, la más absoluta discreción y confidencialidad sobre aquello datos, hechos y opiniones que por determinada circunstancias no deban ser divulgados al personal de la empresa.

JUSTIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE LA UNIDAD DE O Y M

Y FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE O Y M

Justificación:

• El proceso de globalización y modernización exige actualización, y por consecuencia demanda eficiencia, productividad, competitividad y dividendos. Sin embargo, con el desarrollo continuo, la evolución constante del crecimiento o de las actividades y lo complejo que se convierte mantener la alta calidad, el bajo costo  y constancia en el mercado, es necesario contar con unidades especializadas que contribuyan a asesorar, aconsejar y orientar a la administración en cuestiones de O y M.

• La creación de la unidad de O y M en la empresa es una necesidad, ya que esta será responsable de planear, ejecutar y controlar las diferentes actividades que son necesarias para mejorar y racionalizar el trabajo de la empresa.

 

Funciones:

• La unidad de O y M es eminentemente asesora a la alta dirección como las diversas unidades que componen la empresa.

• Función general: Estudiar y analizar la organización, sistemas, procedimientos, métodos, formularios, espacio físico, aprovechamiento del mobiliario y equipo y otros recursos utilizados por las diferentes unidades administrativas y técnicas que integran la empresa; con el propósito fundamental de sugerir aquellos cambios y mejoras administrativas que tiendan a elevar la eficiencia integral de la misma, mediante el aprovechamiento racional de los recursos humanos y materiales de que se disponga en un momento determinado.

Funciones específicas:

• Estudiar, analizar y mejorar permanentemente a estructura organizativa, objetivo, política, funciones, normas de trabajo y otros aspectos organizativos de las diferentes unidades que integran la empresa.

• Estudiar, analizar y mejorar continuamentes los diversos sistemas, procedimientos, métodos, formularios, informes, registros, controles, archivos, espacios físicos, aprovechamientos de mobiliario y equipo y otros factores o elementos de análisis administrativo.

• Formular y proponer, basándose en los estudios de organización y funcionamiento, reformas a los reglamentos, instructivos y demás disposiciones legales y normativas vigentes en la empresa.

Funciones complementarias:

• Análisis y diseños de procedimientos.
• Estudio de métodos de trabajo.
• Análisis, diseño y control de formularios.
• Distribución física de oficinas.
• Distribución del trabajo.
• Elaboración de manuales administrativos.
• Análisis de conflicto de autoridad y responsabilidad.

 

MODELO DE ESTRUCTURA INTERNA DE LAS UNIDADES DE O Y M

 

A continuación se describen algunos ejemplos de estructura interna la unidad.

1.    Por producto o área técnica.

2.    Por unidad de organización.

3.    Por área de la empresa.

4.    Por tipos de sistemas analizados.

5.    Por complejidad de proyectos.

6.    Por combinación de criterios.

Ejemplo por Producto o Área Técnica

Jefe Unidad de O y M

• Estructura Básica de la Unidad de O y M

Esta estructura funcional puede manifestarse en diferentes estructuras dependiendo de las necesidades de la empresa.

A continuación se presenta Ia descripción del cargo del jefe de la Unidad de O y M.

• Función básica:

Colabora con la gerencia general en lo relativo a la planeación, ejecución, coordinación y control de todas aquellas actividades necesarias para proporcionar asesoría técnica en materia de Organización y Métodos, a todas y cada una de las unidades que integran la compañía.

• Responsabilidades y Autoridad

Planea, dirige, supervisa y coordina la ejecución de las investigaciones y estudios técnico-administrativos que permitan analizar y mejorar la organización y funcionamiento de la empresa en su conjunto.

Colabora con el personal técnico a su cargo, cuando las necesidades o circunstancias      Io requieran, en Ia ejecución de los diferentes estudios e investigaciones que lleva a cabo Ia unidad.

Estructura Básica de la Unidad de O y M

Informa de manera periódica al gerente general sobre el estado de avance y situación      en que se encuentran los estudios e investigaciones que desarrolla Ia unidad a su cargo.

Orienta y guía al personal a su cargo sobre los procedimientos, métodos y normas técnicas y administrativas que debe utilizar para el desarrollo de los trabajos que se le asignen.

Requisitos del cargo

• Educación: Graduado o egresado de Ia carrera de administración de empresas, ingeniería industrial, de preferencia con estudios especializados sobre Organización y Métodos.

• Experiencia: Haberse desempeñado cuatro o cinco años como analista de sistemas administrativos; y de preferencia haber trabajado uno o dos años como jefe de Organización y Métodos.

Los analistas, las secretaria y todos los elementos, que conforman la unidad de O y M, deberán contar con un perfil académico y de experiencia que contribuya al logro de los objetivos organizacionales.

UBICACIÓN DE LA UNIDAD EN LA ESTRUCTURA DE

LA EMPRESA Y RELACIÓN CON OTRAS UNIDADES

 

Da su función asesora, la unida de O y M deberá estar estratégicamente ubicada en el organigrama de la estructura.  Esa ubicación dependerá de cada organización pero siempre deberá estar bajo la autoridad del gerente general.

 

Esta ubicación le dará una posición de mayor protagonismo y poder de asesorar que el estar ubicada en una posición baja en el organigrama.

 

Así por ejemplo, si la unidad de O y M está ubicada bajo la gerencia administrativa, entonces todos los estudios e investigaciones deberán ser aprobados y autorizados únicamente por la unidad administrativa.  Esto limitará que O y M tenga influencia sobre las demás áreas funcionales como Producción, Finanzas o Mercadotecnia.

 

El propósito de la unidad de O y M es mejorar la eficiencia administrativa pero no puede hacerlo de manera aislada.  Una de las funciones importantes es convencer a todos los miembros de la organización que los cambios constantes en los procesos conllevan al mejoramiento administrativo y por ende a la productividad y competitividad.

TAMAÑO DE LA UNIDAD DE O Y M

 

No hay estudios serios que determinen el tamaño óptimo máximo y mínimo, de la unidad de O y M.  El tamaño dependerá de las necesidades de la empresa y de la inversión que se desea para la misma.  En sociedad como la japonesa existen áreas facultadas donde los empleados estudian y analizan los procesos organizaciones y ellos toman decisiones sobre los problemas y las mejoras de la empresa.  Es decir, no existe un área de O y M que haga el trabajo, dado que ellos mismos conocen y pueden hacer mejoras al trabajo.

Aspectos a considerar para determinar el tamaño de la unidad de O y M:

• El tamaño de la empresa.
• Giro o tipo de empresa.
• Producto que realiza.
• Análisis costo-beneficio de la creación de la unidad.
• Expansión y proyecciones de crecimiento.

 

Consideraciones generales sobre el tamaño de la unidad de O y M:

• La relaciones entre departamentos.
• La experiencia de los analistas.
• Considerar facultar a las áreas funcionales.
• El tamaño de las organizaciones.

CUALIDADES DEL PERSONAL DE LA UNIDAD

 

Ser parte de la unidad de O y M requiere poseer ciertas cualidades únicas que le permitan desarrollar con eficiencia su labor dentro de la misma. A continuación se describen algunas de las cualidades más importantes:

• Imaginación
• Creatividad
• Innovador
• Integridad
• Habilidad en relaciones humanas
• Buena presentación
• Juicio
• Lógica
• Perseverancia
• Determinación

Además de las cualidades anteriores el personal de O y M deberá poseer los siguientes atributos.

• Tiempo de estudiar.
• Estar capacitado.
• Estar adiestrado.
• Visión compartida.
• Trabajar en equipo.

PREMISAS DEL BUEN ANALISTA DE O Y M Y

LOS MANDAMIENTOS DE LA UNIDAD DE O Y M

Premisas:

AI igual que las cualidades el buen analista de O y M debe basarse en ciertas premisas. Estas premisas son consideradas verdades casi absolutas y que ponen ciertos límites a Ia función de O y M.

Seguido se describen algunas de las premisas más importantes:

• Debe lograrse que el trabajo del analista de O y M sea reconocido como estudio de una mejora y no como un hallazgo de faltas que deban corregirse.

• Su objetivo debe ser Ia aceptación de las propuestas que hagan en los estudios.

• Las propuestas y consejos deben ser cuidadosamente preparados y meditados para poder resistir Ia crítica y enfrentarse a Ia inercia basándose para ello en hechos.

• Debéra estar familiarizado con las teorías y las practicas de la administración.

• No debe olvidarse que la función del analista de O y M es asistir al proceso de mejoramiento y cambio en la administración.

• Presentar la mayor imparcialidad en la apreciación de los hechos.

Mandamientos:

Los mandamientos son lineamientos que guían la acción los cuales están basados en buscar mejoras y cambios sustanciales de los procesos administrativos. 

Seguido se detallan algunos de los mandamientos más importantes:

• El trabajo de la unidad de O y M se concentra en el estudio, análisis y mejoramiento del trabajo administrativo relativo a Ia organización, sistemas, procedimientos y métodos de trabajo.

• Las tareas de Ia unidad de O y M serán ejecutadas por personas que hayan recibido capacitación técnica y especializada y/ o cuenten con alguna experiencia en el análisis de problemas administrativos.

• Los resultados de la unidad de O y M se constituirán en instrumentos básicos y auxiliares para Ia eficiente toma de decisiones gerenciales.

• Para que la unidad de O y M cumpla eficientemente con sus objetivos, esta deberá contar con la participación y colaboración decidida de todas las unidades de la empresa.

• Los resultados de las investigaciones y análisis que desarrolla la unidad de O y M siempre estarán encaminadas única y exclusivamente a sugerir, aconsejar y asesorar a las demás unidades, y jamás a presionarla e imponerle los cambios y mejoras que se obtengan.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS

 

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero, a la disponibilidad de tiempo, a la posibilidad de contar con medios electrónicos (computadoras) que acelere el proceso de análisis.

 

Técnicas descriptivas:

• Organigrama.
• Cuadros de distribución del trabajo.
• Diagramas de flujos.
• Árbol de decisión.

Técnicas cuantitativas:

• Análisis de series de tiempo.
• Correlación.
• Modelos de inventario.
• Modelos integrados de producción.
• Muestreo.
• Números índices.
• Técnicas para la revisión y evaluación de programas.
• Programación lineal.
• Simulación.
• Teoría de colas o líneas de espera.
• Teoría de las decisiones.
• Teoría de los juegos.

 

FUENTES QUE ORIGINAN EL TRABAJO EN LA UNIDAD DE O Y M

Estas se producen dentro de 2 escenarios que a continuación  se presentan:

Fuentes:

Internas:

• Dentro de la unidad se originan por iniciativa propia del ejecutivo o personal de la misma.

• Según lo establecido en el plan de trabajo previamente aprobado.

• Pro instrucciones del jefe de una unidad especifica.

Externas:

• La competencia es la primer fuente externa que origina trabajos en la unidad de O y M.

•  Los clientes en Ia misma línea que la competencia son fuente de mejora en la organización.

• A petición de otra área funcional.

• Por indicaciones de la alta dirección

•  Por instrucciones de un comité de mejora continua.

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